Hoe een groeiend dienstverlener stopte met sturen op buikgevoel en achteraf ingevulde urenstaten — en overstapte op een dashboard dat per medewerker, team en project live laat zien waar tijd naartoe gaat.
Uren die vroeger tussen de mazen vielen worden nu automatisch gekoppeld aan projecten en klanten.
Managers zien per medewerker, team en project real-time waar capaciteit naartoe gaat — niet pas aan het einde van de maand.
Wekelijkse statusvergaderingen en handmatige Excel-rapportages zijn vervangen door één dashboard.
Een facilitair dienstverlener met 45 medewerkers verspreid over vier teams werkte met een simpel urenregistratiesysteem: medewerkers vulden op vrijdagmiddag hun uren van de week in. In de praktijk betekende dit dat uren werden geschat, vergeten of over projecten verdeeld op basis van wat “logisch leek”. Managers stuurden op productiviteit via wekelijkse teamoverleggen en maandelijkse Excel-rapporten.
Het gevolg was structureel verlies: uren die niet werden doorgeboekt, projecten die over budget liepen zonder dat iemand het rechtzij op tijd zag, en medewerkers die te vol zaten terwijl anderen onderbezet waren. Bij de maandafsluiting kwamen de verrassingen — op het moment dat er niets meer aan te doen was.
Wij ontwikkelden een maatwerk productiviteitsplatform waarbij medewerkers taken starten en stoppen met één klik — via browser of mobiel. Tijd wordt direct gekoppeld aan de juiste klant en het juiste project, zonder vrijdagavond terugdenken. Het systeem geeft een melding als iemand vergeet een taak af te sluiten.
Managers zien in een live dashboard de bezettingsgraad per medewerker, de burn rate per project en signaleringen zodra een project richting budgetgrens gaat. Capaciteitsplanning voor de komende weken is gebaseerd op werkelijke beschikbaarheid, niet op aannames. Maandelijkse rapportages worden automatisch gegenereerd en rechtstreeks doorgestuurd naar de boekhouding voor facturatie.
Ik stuurde vroeger op verhalen. Nu open ik het dashboard en zie ik in drie seconden of we op schema liggen, waar het knelt en welke projecten aandacht nodig hebben. Vergaderingen zijn korter geworden omdat we al weten wat er speelt.
Medewerkers registreren tijd met één klik via browser of mobiel, direct gekoppeld aan klant en project.
Live bezetting per medewerker en team, met burn rate per project en vroege budgetsignalering.
Planningsmodule op basis van werkelijke beschikbaarheid en geplande projectbelasting per week.
Automatische maandrapportage met doorsturen van gefactureerde uren naar de boekhoudsoftware.
