Een uitzendbureau plaatste circa 140 flexkrachten op tien opdrachtgeverslocaties in de logistiek en productie. De planning werd bijgehouden in een gedeeld Excel-bestand, terwijl beschikbaarheid en wijzigingen via zeventien losse WhatsApp-groepen liepen — één per locatie. Planners misten regelmatig berichten in de drukte van de vroege ochtend.

Bij een no-show moest een planner telefonisch langs de lijst met beschikbare krachten bellen, wat kostbare tijd kostte terwijl een opdrachtgever op de vloer stond te wachten. Gewerkte uren werden op papieren werkbriefjes bijgehouden en later overgetypt, wat regelmatig tot fouten in de loonverwerking leidde.

• × Planning in Excel, beschikbaarheid via 17 WhatsApp-groepen
• × Berichten over ziekmeldingen raakten regelmatig kwijt
• × Vervanger zoeken bij no-show kostte telefonisch veel tijd
• × Papieren werkbriefjes leidden tot urenfouten
• × Opdrachtgevers hadden geen zicht op wie er stond ingepland
• × Loonadministratie kreeg uren te laat en handmatig aangeleverd

Wij ontwikkelden een digitaal planningsplatform dat beschikbare flexkrachten automatisch matcht met openstaande diensten op basis van locatie, kwalificatie en eerdere ervaring bij de opdrachtgever. Flexkrachten accepteren of wijzen diensten af via een eigen app en zien direct hun rooster voor de komende week.

Bij een no-show pusht het systeem automatisch een oproep naar geschikte vervangers in de buurt. Klokken gebeurt digitaal in de app bij aankomst en vertrek, waarna gewerkte uren automatisch worden geëxporteerd naar de loonadministratie. Opdrachtgevers zien via een eigen portaal live wie er op locatie aanwezig is.

• ✓ Automatische matching van flexkrachten aan diensten
• ✓ Flexkrachten-app voor accepteren en afwijzen van diensten
• ✓ Automatische oproep bij no-show naar beschikbare vervangers
• ✓ Digitaal in- en uitklokken via de app
• ✓ Automatische exportkoppeling naar loonadministratie
• ✓ Klantportaal met live overzicht van aanwezigheid per locatie
• ✓ Pushmeldingen bij roosterwijzigingen
• ✓ Rapportages over verzuim en bezettingsgraad per locatie