Hoe een schoonmaakbedrijf met 45 medewerkers op 60 locaties stopte met planning via de telefoon — en uren voortaan automatisch in de salarisadministratie belanden.
Bespaard op het handmatig doorbellen en verwerken van de weekplanning.
Van de geregistreerde uren komt nu op tijd en foutloos binnen bij de administratie.
Gemiste of verplaatste schoonmaakbeurten worden altijd direct aan de klant gemeld.
Een schoonmaakbedrijf met 45 medewerkers op 60 klantlocaties stelde de weekplanning elke week telefonisch samen en belde deze vervolgens één voor één door aan de teams. Gewerkte uren werden bijgehouden op papieren urenbriefjes, die regelmatig te laat, onvolledig of onleesbaar bij de salarisadministratie binnenkwamen.
Er was geen centraal overzicht van welke locaties al schoongemaakt waren en welke nog niet. Als een beurt werd gemist of verplaatst, hoorde de klant dit vaak pas achteraf — wat regelmatig tot klachten leidde. De hele planning leunde bovendien op de kennis van één planner, die alle afspraken uit het hoofd kende.
Wij ontwikkelden een planning- en urenregistratie-app waarin schoonmaakteams hun route en dagplanning rechtstreeks op hun telefoon zien. Bij aankomst en vertrek checken zij in en uit per locatie, bevestigd met GPS, zodat gewerkte uren automatisch en betrouwbaar worden vastgelegd.
Bijzonderheden of schades melden medewerkers direct met een foto vanuit de app. Uren stromen automatisch door naar de salarisadministratie, en klanten krijgen toegang tot een eigen portaal met een overzicht van uitgevoerde schoonmaakbeurten en automatische meldingen bij wijzigingen in de planning.
Ik belde vroeger 's ochtends een uur lang de planning door. Nu staat alles al klaar op de telefoon van onze teams voordat ik überhaupt op kantoor ben.
Route, planning en uren rechtstreeks op de telefoon van elk team.
Betrouwbare urenregistratie, bevestigd met locatiegegevens.
Geregistreerde uren stromen automatisch door naar de loonverwerking.
Klanten zien direct welke schoonmaakbeurten zijn uitgevoerd.
