Een notariskantoor met vijf notarissen behandelde onder meer woningtransacties, testamenten en bedrijfsoverdrachten. Concept-akten werden per post verstuurd of als zwaar pdf-bestand gemaild, waarna cliënten deze zelf moesten uitprinten om aantekeningen te maken. Reacties kwamen daardoor traag en vaak via losse e-mails terug.

Voor een ondertekeningsafspraak moest alles vooraf worden uitgeprint en gecontroleerd, wat foutgevoelig was bij last-minute wijzigingen. Cliënten die wilden weten hoe ver hun dossier stond, konden dat alleen te weten komen door de assistente te bellen, wat het team dagelijks veel tijd kostte.

• × Concept-akten per post of als zware pdf-bijlage verstuurd
• × Reacties van cliënten kwamen traag via losse e-mails
• × Alles uitprinten voor elke ondertekeningsafspraak
• × Dossierstatus alleen op te vragen via telefoon
• × Vereiste documenten los aangeleverd via e-mail of post
• × Assistentes dagelijks veel tijd kwijt aan statusvragen

Wij ontwikkelden een beveiligd digitaal klantportaal waarin cliënten inloggen met DigiD-achtige verificatie om hun concept-akte in te zien, te annoteren en digitaal voor te akkoorderen. Wijzigingen van de notaris zijn direct zichtbaar, zonder nieuwe pdf's over en weer te mailen.

Cliënten volgen de status van hun dossier realtime, uploaden zelf de benodigde documenten en plannen hun ondertekeningsafspraak online in een beschikbare tijdslot. Het portaal is gekoppeld aan het dossierbeheersysteem, zodat notarissen en assistentes geen dubbel werk hebben.

• ✓ Beveiligd portaal met sterke identiteitsverificatie
• ✓ Digitale inzage en voorakkoord op concept-akten
• ✓ Realtime dossierstatus zichtbaar voor de cliënt
• ✓ Zelf documenten uploaden in het portaal
• ✓ Online inplannen van ondertekeningsafspraken
• ✓ Automatische meldingen bij wijzigingen in de akte
• ✓ Koppeling met het bestaande dossierbeheersysteem
• ✓ Volledig audit-trail van alle documentversies