Hoe een sportschool met meerdere vestigingen hun papieren inschrijvingen, losse roosters en handmatige incasso verving door één maatwerk ledenportaal dat van aanmelding tot facturatie alles zelf afhandelt.
Inschrijvingen, opzeggingen en incasso lopen volledig automatisch — zonder tussenkomst van de balie.
Ledenadministratie, roosters en betalingen gecentraliseerd over alle vestigingen in één platform.
Automatische SEPA-incasso met herinnering bij mislukking — geen handmatig nabellen meer.
Een sportschool met drie vestigingen en circa 1.400 leden werkte met papieren inschrijfformulieren aan de balie. De baliemedewerker tikte de gegevens over in een Excel-ledenlijst per vestiging. Groepslessen werden per vestiging bijgehouden in een losse Google Sheet die leden via een WhatsApp-link ontvingen om zich in te schrijven.
De maandelijkse incasso werd handmatig aangemaakt in de bank en gecontroleerd door de eigenaar. Opzeggingen kwamen per e-mail of aan de balie binnen en werden — als het niet vergeten werd — handmatig verwerkt. Het gevolg: dubbele incasso's, leden die al maanden weg waren maar nog betaalden, en roosters die niet klopten met de bezetting op de werkvloer.
Wij ontwikkelden een maatwerk ledenportaal dat de volledige ledenadministratie van alle drie vestigingen centraliseert. Nieuwe leden schrijven zich online in, kiezen hun abonnementsvorm en machtigingen SEPA-incasso direct tijdens de aanmelding. Er is geen balie meer nodig voor de administratieve afhandeling.
Leden boeken groepslessen via het portaal of de bijbehorende app. Het systeem bewaakt de maximale bezetting per les en stuurt automatisch een herinnering een dag van tevoren. Opzeggingen worden conform de opzegtermijn verwerkt, incasso stopt automatisch op de juiste datum. De eigenaar ziet via een managementdashboard de bezettingsgraad, omzet en uitvalpercentage per vestiging in real-time.
Vroeger was maandag de hel: incasso controleren, opzeggingen verwerken, roosters bijwerken. Nu open ik het dashboard en zie ik precies wat er speelt — zonder één formulier aan te raken.
Leden schrijven zich in, boeken lessen en beheren hun abonnement volledig zelf.
Groepslessen met bezettingslimiet, wachtlijst en automatische herinneringen per les.
Maandelijkse incasso met opvolging bij mislukking en automatische stop bij opzegging.
Real-time inzicht in bezetting, omzet, verloop en uitval per vestiging en totaal.
