Hoe een kinderopvangorganisatie met vier vestigingen papieren presentielijsten en een los factureringspakket verving door één ouderportaal dat alles aan elkaar knoopt.
Facturen kloppen direct doordat ze automatisch op werkelijke opvanguren zijn gebaseerd.
Bespaard per vestiging op het overtypen van presentielijsten en het opstellen van facturen.
Alle locaties werken inmiddels in hetzelfde portaal, met dezelfde actuele gegevens.
Een kinderopvangorganisatie met vier vestigingen en circa 180 kinderen werkte met een lappendeken aan systemen: presentie werd bijgehouden op papieren lijsten aan de muur, facturatie liep via een los pakket dat niets wist van de daadwerkelijke aanwezigheid, en ouders werden over wijzigingen geïnformeerd per e-mail.
Ouders hadden geen inzicht in hoeveel uur ze al hadden afgenomen ten opzichte van hun contract, waardoor facturen regelmatig discussie opleverden. Aan het einde van elk kwartaal kostte het de administratie dagen om presentielijsten over te typen voor de rapportage richting de Belastingdienst voor de kinderopvangtoeslag.
Wij ontwikkelden een maatwerk ouderportaal waarin ouders het opvangschema van hun kind zien, ruilverzoeken indienen en direct inzicht hebben in de uren die al zijn afgenomen. Pedagogisch medewerkers checken kinderen in en uit via een tablet op de groep, waarmee de presentie realtime en foutloos wordt vastgelegd.
Facturen worden automatisch opgesteld op basis van de werkelijk afgenomen uren in plaats van het contract, en de administratie exporteert met één druk op de knop een rapportage die direct bruikbaar is voor de kinderopvangtoeslag.
We stuurden vroeger elk kwartaal excuusmails voor foute facturen. Sinds het portaal krijgen we bijna geen vragen meer — ouders zien zelf precies wat er is afgenomen.
Opvangschema, uren en communicatie overzichtelijk voor elke ouder per kind.
In- en uitchecken door medewerkers via tablet, realtime en foutloos vastgelegd.
Facturen worden gegenereerd op basis van werkelijk afgenomen opvanguren.
Eén druk op de knop voor een rapportage klaar voor de kinderopvangtoeslag.
