Hoe een regionaal recruitmentbureau drie losse tools — een gedeelde inbox, een Excel-kandidatenlijst en een WhatsApp-groep met opdrachtgevers — verving door één maatwerk ATS dat de volledige plaatsingscyclus beheert.
Kandidaten worden sneller gematcht doordat het platform automatisch openstaande vacatures koppelt aan beschikbare profielen.
Kandidaatbeheer, vacaturebeheer, opdrachtgeversportaal en statusupdates samengevoegd in één overzichtelijk systeem.
Geen cv's meer die verdwijnen in een mailbox — elk contact is traceerbaar met de volledige matchhistorie.
Een recruitmentbureau met circa 15 recruiters beheerde zijn volledige kandidatenbestand in een gedeelde Excel. Elke recruiter werkte met zijn eigen tabblad, eigen kleurcodering en eigen naamgevingsconventie. Sollicitaties kwamen binnen via een gedeelde inbox, werden handmatig gekopieerd naar Excel en vervolgens via WhatsApp of e-mail gedeeld met opdrachtgevers.
Het gevolg: kandidaten verdwenen tussen de mazen, statusupdates liepen vertraging op, en opdrachtgevers belden de recruiters rechtstreeks voor informatie die eigenlijk beschikbaar had moeten zijn. Bij elke nieuwe recruiter moest de werkwijze opnieuw uitgelegd worden — er was geen systeem, alleen gewoontes.
Wij ontwikkelden een maatwerk kandidatenplatform dat de volledige recruitmentcyclus ondersteunt. Kandidaten melden zich aan via een eigen portaal, vullen hun profiel in en uploaden hun cv. Het systeem koppelt automatisch beschikbare kandidaten aan openstaande vacatures op basis van functie, regio en beschikbaarheidsdatum.
Recruiters beheren hun volledige pijplijn in één scherm: van eerste contact tot plaatsing. Opdrachtgevers krijgen toegang tot een eigen portaal waar zij ingediende kandidaten kunnen beoordelen, gesprekken kunnen aanvragen en de voortgang per vacature kunnen volgen — zonder e-mails over en weer.
Vroeger belden opdrachtgevers ons elke dag voor een statusupdate. Nu loggen ze zelf in en zien ze precies waar het staat. Dat scheelt ons minstens een uur per recruiter per dag.
Kandidaten beheren hun eigen profiel, beschikbaarheid en cv in een persoonlijk portaal.
Het systeem koppelt kandidaten aan vacatures op basis van competenties, regio en beschikbaarheid.
Opdrachtgevers beoordelen kandidaten, plannen gesprekken en volgen voortgang zonder recruiter als tussenpersoon.
Plaatsingsrapportages en automatische facturatiekoppeling op basis van contracttype en startdatum.
