Hoe een fysiotherapiepraktijk met drie vestigingen de balie ontlastte, no-shows halveerde en patiënten zelf hun afspraak liet plannen.
Van alle vervolgafspraken wordt nu door patiënten zelf online ingepland.
Dankzij automatische herinneringen per sms en e-mail voorafgaand aan elke behandeling.
Eén portaal voor alle locaties, therapeuten en agenda's — centraal beheerd.
Een fysiotherapiepraktijk met drie vestigingen en elf therapeuten liet patiënten uitsluitend telefonisch afspraken maken, tijdens openingstijden. Rond acht uur 's ochtends ging de telefoon non-stop, terwijl twee baliemedewerkers ook inschrijvingen, verwijzingen en declaraties moesten afhandelen.
Patiënten die niet konden bellen tijdens kantooruren, misten regelmatig hun vervolgafspraak. Herinneringen gingen alleen uit als de balie er tijd voor had, en het dossier met intakeformulieren en behandelnotities lag nog grotendeels op papier per vestiging.
Wij bouwden een maatwerk online afsprakenportaal waarin patiënten hun eigen therapeut, vestiging en tijdslot kiezen, gebaseerd op live agenda-beschikbaarheid. Nieuwe patiënten vullen vooraf een digitaal intakeformulier in, zodat de therapeut al voorbereid aan de behandeling begint.
Automatische herinneringen per sms en e-mail gaan 24 uur van tevoren uit, met een directe optie om te verzetten. Behandelnotities worden gekoppeld aan het patiëntdossier, zodat elke therapeut binnen elke vestiging de historie kan inzien. De balie richt zich nu vooral op complexere zorgvragen en verwijzingen.
We hadden vroeger 's ochtends een wachtrij aan de telefoon. Nu plannen patiënten hun eigen behandeling in, zelfs 's avonds vanaf de bank.
Patiënten boeken zelf een tijdslot bij hun eigen therapeut en vestiging.
Intakeformulieren en behandelnotities digitaal gekoppeld aan het patiëntdossier.
Sms- en e-mailherinneringen verlagen het aantal gemiste afspraken.
Eén centraal overzicht van therapeuten en beschikbaarheid per locatie.
