Hoe een middelgrote drukkerij drie losstaande systemen — een webshop-to-print platform, Excel-productieplanning en een generiek boekhoudpakket — verving door één maatwerk ERP dat van offerte tot levering alles verbindt.
Orderverwerking grotendeels geautomatiseerd — van binnenkomst tot productie-opdracht zonder handmatige tussenkomst.
Webshop, productieplanning, voorraad en facturatie leven nu in één platform in plaats van drie losse tools.
Gemiddelde doorlooptijd per order ingekort doordat productie direct na orderbevestiging ingepland wordt.
Een drukkerij met circa 25 medewerkers nam online bestellingen aan via een webshop-to-print platform. Zodra een order binnenkwam, kopieerde een medewerker de ordergegevens handmatig naar een Excel-productieplanning. Materiaalverbruik werd bijgehouden in een apart voorraadbestand, en de factuur werd handmatig aangemaakt in het boekhoudpakket.
De drie systemen stonden los van elkaar. Dat betekende: dubbel invoeren, fouten bij het overzetten van bestandsspecificaties, productiemedewerkers die wachtten op informatie die ergens in een mailbox stond, en een financiële administratie die altijd een dag achterliep op de werkelijkheid.
Wij ontwikkelden een maatwerk ERP speciaal voor de drukkerij. Klanten plaatsen hun order inclusief bestandsupload via een geïntegreerde bestelomgeving. Het systeem valideert het aangeleverde bestand automatisch op aflooprand, resolutie en kleurprofiel, en plant de opdracht direct in op de productieplanning op basis van beschikbare machinecapaciteit.
Productiemedewerkers zien hun wachtrij real-time op een digitaal productiebord. Na afronding genereert het systeem automatisch de pakbon, verzendinstructie en factuur. Klanten ontvangen een statusupdate bij elke stap.
Vroeger had ik drie schermen open en toch wist niemand precies waar een order stond. Nu opent de drukker zijn bord en ziet alles wat hij die dag moet doen.
Klanten bestellen en uploaden bestanden direct in een op maat gemaakte omgeving.
Automatische inplanning op basis van machinecapaciteit, levertijd en prioriteit.
Papier, inkt en verpakkingsmateriaal per order afgeboekt met inkoopadvies bij lage voorraad.
Factuurregels en verzendinstructies worden automatisch aangemaakt na productiefiat.
