Hoe een regionaal transportbedrijf hun handmatige ritbriefjes en urenstaten verruilde voor een eigen dispatch-applicatie met chauffeurs-app — en 12 uur per week terugwon op administratie.
Bespaard op administratieve verwerking van ritten en urenstaten per week.
Alle ritten digitaal geborgd — geen kwijtgeraakte urenstaat betekent geen gemiste factuur.
Factuurregels staan direct na afronding klaar in Exact Online.
Een regionaal transportbedrijf met circa 15 chauffeurs werkte volledig op papier. Elke chauffeur kreeg 's ochtends een uitgedraaide rittenlijst mee; aan het einde van de dag leverde hij een handgeschreven urenstaat in. De backoffice tikte dit vervolgens handmatig over in Exact Online voor facturatie.
Ritwijzigingen gingen via WhatsApp, zoekgeraakte briefjes zorgden voor gemiste factuurregels en het opmaken van weekrapporten kostte de planner uren. Terwijl de vloot groeide, groeide ook de administratieve rompslomp.
Wij ontwikkelden een maatwerk dispatch-applicatie met een bijbehorende chauffeurs-app. De planner verdeelt ritten via een dag- en weekbord; chauffeurs ontvangen hun opdrachten direct op hun telefoon, bevestigen ophaal en aflevering digitaal en laten de klant ter plekke ondertekenen.
Bij afsluiting van een rit synchroniseren uren en kilometers automatisch naar Exact Online. De backoffice hoeft niets meer over te tikken — ze controleert alleen nog de conceptfactuur en stuurt hem door.
Onze chauffeurs hoeven alleen nog hun telefoon te pakken. De ritbriefjes, de urenstaten en de factuurregels — dat regelt de app zelf.
Dag- en weekbord voor de planner met real-time statusoverzicht.
Opdrachten, navigatie, digitale handtekening en uren — in één app.
Klanten en tarieven in, uren en factuurregels automatisch terug.
Inzicht in bezetting, kilometers, omzet en klantprestaties per periode.
