Hoe een groothandel in bouwkleding hun orderchaos in Excel verruilde voor een maatwerk orderbeheersysteem — en hun verwerkingstijd per order met 60% terugbrachten.
Verwerkingstijd per order teruggebracht dankzij geautomatiseerde voorraadcontrole en orderbevestiging.
Eén centrale bron van waarheid — geen conflicterende versies meer in meerdere Excel-bestanden.
Hetzelfde team verwerkt nu drie keer zoveel orders zonder uitbreiding van de backoffice.
Een groothandel in bouw- en werkkleding verwerkte al zijn orders in Excel. Inkooporders, verkooporders, voorraadbeheer en klantgegevens — elk in een eigen bestand, door een ander teamlid bijgehouden. Zodra een order binnenkwam via telefoon, e-mail of WhatsApp, moest een medewerker handmatig door meerdere bestanden bladeren om voorraad te controleren en de order te registreren.
Versieconflicten, dubbele orders en voorraadverschillen waren aan de orde van de dag. In het drukke seizoen liepen leveringen vertraging op omdat niemand een actueel overzicht had van wat er nog op voorraad lag.
Wij ontwikkelden een maatwerk orderbeheersysteem afgestemd op de specifieke werkwijze van de groothandel. Orders worden aangemaakt vanuit een centraal klantregister met klantspecifieke prijsafspraken en maattabellen. Bij het aanmaken van een order controleert het systeem direct de actuele voorraad en stuurt automatisch een orderbevestiging naar de klant.
Zodra de voorraad onder een ingestelde drempelwaarde zakt, genereert het systeem een inkoopadvies. De koppeling met het boekhoudpakket zorgt ervoor dat factuurregels automatisch klaargezet worden na verzending.
Vroeger zocht ik tien minuten naar de juiste prijs voor een klant. Nu tik ik de naam in en de order staat in twee minuten klaar.
Orders aanmaken, bijhouden en verwerken vanuit één centrale omgeving.
Real-time voorraadniveaus per artikel met automatische inkoopadviezen bij lage voorraad.
Factuurregels en klantgegevens synchroniseren automatisch na orderverwerking.
Per klant instelbare kortingen, maattabellen en bedrukkingeisen direct in het systeem.
