Hoe een accountantskantoor uit Zwolle het rondmailen van jaarrekeningen en bonnetjes verving door één beveiligd klantdossier — met automatische deadline-bewaking voor 180 mkb-klanten.
E-mailverkeer met klanten over documenten, doordat alles nu in het portaal staat.
Bespaard op het zoeken naar de laatste versie van een document of bijlage.
Sinds de livegang zijn er geen aangiftedeadlines meer over het hoofd gezien.
Een accountantskantoor met acht medewerkers begeleidde circa 180 mkb-klanten bij jaarrekeningen, btw-aangiftes en loonadministratie. Bonnetjes, bankafschriften en concept-jaarrekeningen gingen als losse bijlagen heen en weer via e-mail. Bij een dossier met meerdere versies wist niemand meer zeker welke bijlage de laatste was.
Gevoelige financiële documenten werden onversleuteld verstuurd, wat privacy- en compliancerisico's met zich meebracht. Klanten belden geregeld om te vragen hoever hun aangifte stond, en de deadlines voor tientallen dossiers werden bijgehouden in een losse Excel-lijst van de kantoormanager.
Wij ontwikkelden een beveiligd klantdossier-portaal waarin elke klant na inloggen zijn documenten geordend per categorie terugvindt: jaarrekening, aangiftes, loonstroken en correspondentie. Een status-pipeline toont in gewone taal waar een dossier staat — van “in behandeling” tot “ingediend bij de Belastingdienst”.
Documenten kunnen direct in het portaal digitaal ondertekend worden en klanten krijgen automatisch een herinnering zodra een deadline nadert. Alles staat versiebeheerd en versleuteld opgeslagen, zodat het kantoor voldoet aan de eisen rond gegevensbescherming.
Vroeger zochten we tussen honderden e-mails naar het juiste bonnetje. Nu opent een klant het portaal en staat alles keurig op volgorde.
Beveiligd portaal per klant met documenten geordend per categorie.
Automatische herinneringen zodra een aangifte- of indieningsdeadline nadert.
Documenten rechtstreeks in het portaal digitaal laten ondertekenen.
Documenten en cijfers stromen automatisch door naar het klantdossier.
